Grundlage für eine belastbare Konsolidierungsanalyse sind die folgenden Quellen aus den Systemen des Verbunds. Erst ihre Kombination ergibt das vollständige Bild: die FIBU zeigt jeden ausgegebenen Euro, die MAWI die Mengen und Einheiten, die Original-Rechnungen die feinste Positionstiefe.
ErforderlichERP / FIBU — Finanzbuchhaltung
Vollständiger Export aus dem ERP: Eingangsrechnungen, Kreditoren-Stammdaten, Sach- und Kostenkonten sowie Zahlungskonditionen.
- Liefert: das vollständige Ausgabenbild (Ist-Spend) je Lieferant, Konto und Periode
- Format: strukturierter Export (CSV / XML / DATEV o. ä.)
Wenn vorhandenMAWI — Materialwirtschaft
Artikelstamm, Bestellungen, Wareneingänge und Lagerbewegungen samt Mengen- und Verpackungseinheiten.
- Liefert: Mengen, Artikelzuordnung und Verpackungs-/Mengeneinheiten — Basis für den Preis je Basiseinheit
- Format: strukturierter Export aus dem Warenwirtschaftssystem
DetailbasisOriginal-Eingangsrechnungen (PDF)
Die Belege selbst mit allen Positionsdetails: Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Rabatt / Skonto, Verpackung und Hersteller-Artikel-Nr.
- Liefert: die feinste Detailtiefe — hier sind alle Ausgaben-Details je Position sichtbar; Grundlage für Klassifizierung & eCl@ss-Zuordnung
- Format: PDF (wird per Extraktion / OCR strukturiert)